Guía de Usuario

Bienvenido a DomiCita, el sistema de gestión de citas por WhatsApp pensado para barberías, salones de belleza y negocios de servicios en República Dominicana.

En menos de 5 minutos tendrás tu negocio configurado, tu WhatsApp Business conectado y el chatbot listo para tomar reservas automáticas mientras tú trabajas.

Cuando creas tu cuenta, DomiCita te guía por un asistente de 5 pasos para dejar tu negocio listo. Puedes pausar y continuar cuando quieras — los datos se guardan automáticamente.

DomiCita usa la API oficial de WhatsApp Business Cloud de Meta. Esto significa que tu negocio queda 100% verificado y los mensajes llegan directamente a tus clientes sin pasar por intermediarios.

Cómo conectar tu número

1. Ve a Ajustes → WhatsApp.
2. Pulsa "Vincular con Facebook" y se abrirá el registro oficial de Meta.
3. Inicia sesión con tu cuenta de Facebook (la del responsable del negocio).
4. Selecciona o crea un Portfolio comercial (Business Portfolio).
5. Selecciona o crea una Cuenta de WhatsApp Business (WABA).
6. Verifica tu número con el código que llega por SMS o llamada.
7. Listo — la ventana se cierra y DomiCita guarda la conexión.

¿Qué necesitas tener antes?

• Una cuenta de Facebook (no Instagram) del responsable del negocio.
• Un número de teléfono que pueda recibir SMS o llamada para verificar.

Controla en qué momentos el chatbot responde automáticamente. Perfecto si prefieres que el bot solo trabaje cuando el negocio está cerrado, o al revés.

Modos disponibles

En Ajustes → WhatsApp → Horario del Bot puedes elegir:

• Siempre activo (por defecto): El bot responde las 24 horas, todos los días.
• Solo en horas de negocio: El bot solo responde mientras tu negocio está abierto, según el horario que configuraste en Ajustes → Horario de Apertura.
• Solo fuera de horas: El bot cubre la noche y los fines de semana — ideal si tú atiendes el WhatsApp durante el día.
• Horario personalizado: Define ventanas exactas por día de la semana — por ejemplo, lunes a viernes de 8PM a 8AM, y todo el fin de semana.
• Desactivado: El bot no responde automáticamente. Tú controlas todo manualmente.

Mensaje de cierre automático

En cada modo puedes configurar un mensaje que el bot envía cuando un cliente escribe fuera de su horario activo. Por ejemplo: "Gracias por escribirnos, en este momento estamos cerrados. Te contactamos mañana a partir de las 8AM."

WhatsApp Business exige que los mensajes que tu negocio inicia (recordatorios, confirmaciones, cancelaciones) usen plantillas pre-aprobadas por Meta. Esto evita el spam y garantiza que tus mensajes lleguen siempre al cliente.

Cómo funciona en DomiCita

1. Al conectar tu WhatsApp, DomiCita crea automáticamente plantillas estándar personalizadas con el nombre de tu negocio.
2. Las envía a Meta para aprobación. Las plantillas UTILITY (recordatorios, confirmaciones, alertas) suelen aprobarse en minutos.
3. Una vez aprobadas, los recordatorios y notificaciones se envían solos.
4. Puedes ver el estado en Ajustes → WhatsApp → Estado de Notificaciones.

Estados posibles

• Borrador: aún no se ha enviado a Meta. Pulsa "Enviar a Meta para aprobación".
• Pendiente: esperando que Meta la revise. Suele tardar minutos en UTILITY, hasta 24h en MARKETING.
• Aprobada: lista para usarse. Los recordatorios automáticos ya funcionan.
• Rechazada: Meta no la acepta. Pulsa "Regenerar" para reescribirla y volver a intentar.

El chatbot de DomiCita es la función estrella: tus clientes reservan, cancelan o consultan precios directamente desde WhatsApp y la conversación es natural en español dominicano.

Qué entiende el chatbot

El bot se adapta a tu nicho. Estos son ejemplos según el tipo de negocio:

• Barbería: "Bro, ta disponible mañana pa un fade?" / "Cuánto cobran por barba y corte?"
• Salón de belleza: "Tienen hueco pa tinte el viernes?" / "Cuánto sale un brushing?"
• Unisex: "Quiero cita pa mañana en la tarde" / "Mi hijo necesita un corte y yo un brushing"
• "Pa cuándo tienen?" → propone los próximos huecos reales de tu agenda
• "Quiero cancelar mi cita" → busca la cita activa y la cancela
• "Quiero reagendar para el sábado" → propone slots del sábado
• "Quiero con Pedro" → busca al profesional por nombre y lo pre-selecciona

Cómo funciona la reserva

1. Cliente saluda → el bot lo reconoce y le da la bienvenida con el nombre del negocio.
2. Pregunta qué servicio quiere → el bot le muestra tus servicios con precios.
3. Pregunta cuándo → el bot consulta tu agenda en tiempo real y propone slots disponibles.
4. Cliente elige hora → el bot crea la cita en tu calendario y le envía confirmación.
5. Tú recibes una alerta en tu WhatsApp personal con los detalles de la nueva reserva.

Cómo DomiCita llena tu agenda mejor que un humano

Cuando un cliente pregunta "¿qué hora tienes mañana?", la mayoría de los bots te listan los huecos en orden cronológico. DomiCita los reordena por valor para tu negocio: ofrece primero los horarios que llenan tu día como un Tetris, evitando huecos muertos que casi nunca se venden.

Ejemplo real:

Tienes una cita a las 11:00 y un cliente te pregunta cuándo puedes mañana. Quedan libres: 9:00, 9:30, 10:00 y 10:30.

• Un bot normal ofrece 9:00 primero (la más temprana).
• DomiCita ofrece 10:30 primero: el cliente termina justo cuando empieza tu cita de las 11:00. Cero tiempo muerto.

Si aceptaras la cita de las 9:00, te quedaría un hueco de 30 minutos entre 10:00 y 11:00 — un hueco "huérfano" que casi nunca se vende. DomiCita lo evita activamente.

Qué tiene en cuenta el algoritmo

• Slots pegados a citas existentes: se priorizan para crear bloques continuos de trabajo.
• Huecos de 5-45 minutos: se penalizan porque rara vez se llenan — son demasiado cortos para vender otro servicio.
• Horas pico (mañana 9-11h, tarde 14-17h): bonus porque concentran demanda real.
• Primera y última cita del día: bonus para arrancar y cerrar la jornada limpia, sin huecos al principio o al final.

Personalización del chatbot

En Ajustes → WhatsApp → Chatbot puedes configurar:

• Personalidad: formal, casual, o con tu propio estilo — defines cómo habla el bot.
• Diccionario de jerga: añade las expresiones típicas de tus clientes. Si dicen "dame un taper" o "cero con degradé", el bot lo entiende.
• Modelo de IA: elige el motor de inteligencia artificial que más te guste entre las opciones disponibles.

¿El cliente pide un profesional específico?

Si un cliente dice "quiero con Pedro" o "que me atienda María", el bot busca al barbero/estilista por nombre y pre-selecciona esa persona al crear la cita. Si el profesional no está disponible en el horario pedido, le avisa al cliente y propone alternativas.

El chatbot detecta automáticamente cuándo un cliente está frustrado o pide hablar con una persona real. En ese momento pausa el bot, le informa al cliente, y te notifica para que tomes el control.

Cómo funciona

1. El bot detecta señales de frustración — palabras como "pésimo", "asco", "no sirven", mensajes en mayúsculas, quejas repetidas — o peticiones directas como "quiero hablar con una persona".
2. Automáticamente cede el control y le dice al cliente que un humano lo atenderá pronto.
3. Recibes una alerta inmediata en tu WhatsApp personal con el número del cliente.
4. Desde el perfil del cliente en el dashboard ves el widget "Control de conversación" — muestra si el bot está activo o si estás en modo humano.
5. Cuando terminas de atender al cliente, pulsa "Devolver al bot" — el chatbot retoma la conversación automáticamente.

Toma manual de control

No tienes que esperar a que el cliente se queje. Desde cualquier perfil de cliente puedes pulsar "Tomar control" para responder tú mismo aunque el bot estuviera activo. El bot queda pausado 24 horas para esa conversación y luego se reactiva solo.

Muchos clientes prefieren mandar audios en vez de escribir. DomiCita transcribe automáticamente las notas de voz a texto y las procesa con el chatbot — el cliente recibe respuesta como si hubiera escrito.

• Soporta español dominicano con vocabulario y acento local.
• Funciona con mensajes de hasta 5 minutos de duración.
• El cliente recibe respuesta del bot exactamente igual que si hubiera escrito el texto.
• Disponible en todos los planes sin coste adicional.

En la sección Servicios defines lo que tu negocio ofrece. Cada servicio tiene:

• Nombre: tal como lo verá tu cliente en WhatsApp (ej: "Corte clásico", "Tinte completo").
• Precio: en pesos dominicanos (RD$). El cliente lo ve en la conversación.
• Duración: 15, 30, 45, 60, 90 o 120 minutos. Define los bloques del calendario.
• Categoría/Tipo: ayuda al chatbot a entender qué servicios ofrecer ante cada consulta.

El Calendario es el centro de operaciones. Aquí ves todas las citas, las creas manualmente o desde WhatsApp, y gestionas su estado.

Disponibilidad

En Disponibilidad defines tus horarios de trabajo por día de la semana, descansos, vacaciones y bloqueos puntuales. El chatbot solo propone slots que respetan estas reglas.

Estados de cita

• Pendiente: recién creada, esperando confirmación.
• Confirmada: el cliente confirmó (manualmente o respondiendo SI al recordatorio).
• Completada: el servicio se realizó.
• Cancelada: cancelada por el cliente o el negocio.
• No-Show: el cliente no se presentó. Importante para tus métricas de ausencias.

Conecta DomiCita con tu Google Calendar para ver todas tus citas en tu aplicación preferida — iPhone Calendar, Android Calendar, Outlook o Google Calendar en tu computadora.

Cómo conectar Google Calendar

1. Ve a Ajustes → Calendarios → Google Calendar.
2. Pulsa "Conectar con Google" e inicia sesión con tu cuenta de Google.
3. Elige la dirección de sincronización:
   • Solo subir (Push): las citas de DomiCita aparecen en tu Google Calendar.
   • Solo bajar (Pull): los eventos de Google Calendar bloquean tiempo en DomiCita.
   • Bidireccional: ambas direcciones al mismo tiempo — la opción más completa.
4. Listo — las citas nuevas se sincronizan automáticamente.

Feed ICS (Apple Calendar, Outlook, Android)

Si no usas Google Calendar, puedes suscribirte al feed ICS de tu agenda — un enlace universal compatible con cualquier aplicación de calendario. Ve a Ajustes → Calendarios → Feed ICS y copia el enlace para pegarlo en tu app preferida.

Los recordatorios automáticos reducen los no-shows hasta un 70%. DomiCita envía mensajes de WhatsApp a tus clientes antes de cada cita usando las plantillas aprobadas.

Ciclos disponibles

• 24 horas antes: recordatorio principal con opción de confirmar o cancelar.
• 6 horas antes: seguimiento intermedio.
• 2 horas antes: recordatorio con tiempo de viaje en mente.
• 1 hora antes: aviso final justo antes de la cita.

Configura cuáles activar en Ajustes → Recordatorios. Recomendamos al menos el de 24 horas y el de 2 horas como combinación equilibrada.

Recibe notificaciones instantáneas en tu WhatsApp personal (no el del negocio) cada vez que ocurre algo importante. Sin tener que estar mirando el dashboard todo el tiempo.

Cómo configurar

Ve a Ajustes → Negocio → "Teléfono para notificaciones". Ingresa tu número personal en formato +1 809 XXX XXXX. Ese número recibirá todas las alertas.

Tipos de alertas

• Nueva reserva: cada vez que el bot agenda una cita — cliente, servicio, fecha, hora y profesional asignado.
• Cancelación: cuando un cliente cancela, recibes los detalles de inmediato.
• Cliente molesto: si el bot detecta frustración y pausa la conversación, recibes el número del cliente para contactarlo tú directamente.
• Resumen de mañana: 15 minutos antes de que abra tu negocio — cuántas citas tienes hoy, a qué hora empieza la primera y termina la última.
• Cierre del día: 15 minutos después de cerrar — citas completadas vs. totales, no-shows, clientes nuevos e ingresos del día.

Para clientes que llegan sin cita previa, la Cola del Día los organiza en orden de llegada con tiempo estimado de espera.

• Agregar: pulsa "Llegó un cliente", ingresa nombre, número y servicio deseado.
• Cola visual: los clientes aparecen en orden con minutos de espera estimados.
• Aviso por WhatsApp: el cliente recibe automáticamente un mensaje cuando se acerca su turno (~15 minutos antes).
• Estados: Esperando → Atendiendo → Completado.

El sistema considera tanto los walk-ins como las citas agendadas para calcular la disponibilidad real — así el chatbot no propone slots que en realidad están ocupados por la cola.

Cada cliente que reserva, ya sea por WhatsApp o manualmente, queda guardado automáticamente. En Clientes tienes:

• Historial completo de citas (pasadas y próximas).
• Datos de contacto (nombre, WhatsApp, email opcional).
• Frecuencia de visitas y servicios preferidos.
• Número de no-shows acumulados.
• Saldo de deuda pendiente (si alguna cita quedó como "Fía").
• Acción de "Reactivar": enviar un mensaje a clientes que no han venido en X días.

Si tienes varios profesionales, en Equipo los gestionas. Disponible desde el plan TEAM en adelante.

• Invitar: envía invitación por email a cada profesional — recibirán un link para registrarse.
• Roles: Administrador (gestiona todo), Profesional (ve y gestiona solo sus citas), Líder de equipo (gestiona el equipo sin acceso a finanzas).
• Calendario individual: cada profesional tiene su propia agenda visible.
• Asignación al reservar: el cliente puede pedir un profesional por nombre o dejarlo en automático.

Límites: TEAM permite hasta 5 profesionales. BUSINESS es ilimitado y soporta múltiples sucursales con equipos independientes.

Lleva el control financiero del día sin salir de DomiCita. Cada cita completada puede registrar su cobro en segundos.

Registrar un cobro

1. Desde la cita completada, pulsa "Marcar Cobrado".
2. El monto se pre-llena con el precio del servicio (puedes modificarlo si hay descuento o propina).
3. Selecciona el método de pago:
   • Efectivo, Tarjeta, Transferencia: cobro inmediato.
   • Membresía: descuenta un servicio del bono activo del cliente.
   • Deuda (Fía): el cliente no paga hoy — el saldo se acumula en su perfil y lo ves en Clientes.
4. Listo — queda reflejado en el dashboard del día y en las analíticas.

Dashboard del día

En el panel principal ves total cobrado del día, citas pendientes de cobro y desglose por método de pago — útil para cuadrar caja al cierre.

Premia a tus clientes recurrentes automáticamente. Configura un programa simple en Ajustes → Fidelidad:

• Visitas requeridas: ej. "cada 5 visitas".
• Recompensa: elige qué servicio se regala (ej. "Corte clásico gratis").
• El sistema lleva la cuenta automática — cuando el cliente completa las visitas requeridas, recibe una notificación por WhatsApp diciéndole que ganó su recompensa.
• La próxima vez que venga, marcas la cita con el servicio de recompensa y el sistema lo registra como canjeado.

Vende packs prepagados a tus clientes para asegurar visitas y mejorar el flujo de caja. El cliente paga por adelantado, tú facturas hoy y aseguras que vuelva. Sin comisiones — el dinero va directo a ti. Disponible desde TEAM.

Cómo funciona

1. En Membresías creas un plan: nombre, número de servicios incluidos, precio y validez (días o sin vencimiento).
2. Opcionalmente eliges qué servicios cubre el bono. Si no eliges ninguno, cubre todos.
3. Cuando un cliente compra el bono, le cobras tú directamente (efectivo, transferencia, app de banco — como prefieras).
4. En DomiCita pulsas "Asignar bono", eliges al cliente y el plan. Queda activo de inmediato.
5. Al cobrar una cita de ese cliente, seleccionas "Membresía" como método de pago — se descuenta 1 servicio del saldo automáticamente.

Ideas de planes que funcionan

• Bono mensual: 4 cortes/mes con descuento — ideal para clientes recurrentes.
• Pack ahorro: 5-10 cortes prepagados con 10-15% descuento sobre precio individual.
• VIP barba+corte: 6 servicios combo con vencimiento a 90 días.
• Pack pareja: bono compartido entre dos personas.

En Analíticas ves las métricas clave de tu negocio en gráficas claras. Disponible desde el plan SOLO.

• Citas: totales, completadas, no-shows y tasa de cancelación.
• Ingresos: revenue real basado en cobros registrados, por día/semana/mes. Desglose por método de pago.
• Servicios: qué servicios generan más demanda y más ingresos.
• Clientes: nuevos vs. recurrentes, retención, frecuencia media de visita.
• Profesionales: citas e ingresos por cada miembro del equipo (plan TEAM+).
• WhatsApp: mensajes enviados, conversaciones iniciadas por clientes, conversión a citas.

Tres planes en USD. Todos arrancan con 14 días de prueba gratis, sin tarjeta y sin compromiso. Cancela cuando quieras.

Al terminar la prueba se cobra el plan que elegiste. Si cancelas dentro de los 14 días no te cobramos nada. Cambia de plan o cancela en cualquier momento desde Planes; los pagos se procesan de forma segura por Stripe.

DomiCita está diseñado para usarse desde el celular. La mayoría de barberos y estilistas gestionan sus citas directamente desde su smartphone, entre cliente y cliente.

• El dashboard se adapta automáticamente a pantallas pequeñas.
• Menú lateral con botón de hamburguesa (≡) en la esquina superior izquierda.
• Vista de calendario en formato lista vertical optimizada para el día actual.
• Botones grandes para Completar, Cobrar, Cancelar — fáciles de tocar.